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Organiser un événement

Vous êtes une association, une entreprise ou un particulier et vous souhaitez organiser un événement à Saujon, la ville vous accompagne dans votre projet et vos démarches.

Pour toutes demandes d'organisation de manifestation sur la voie publique, une demande écrite auprès de Monsieur le Maire doit être adressée en Mairie six mois avant l'événement (délai prévu par la Préfecture). 
Un modèle de lettre est disponible ici.
Vous pouvez l'envoyer par courriel à l'adresse suivante : evenementiel@mairie-saujon.fr

Occupation de l'espace public

Votre événement se trouve sur l'espace public, vous devez faire une demande d'occupation de l'espace public auprès de la Mairie. Vous pouvez télécharger ci-dessous l'imprimé de demande..

Sécurité des événements

Pour toutes manifestations se déroulant sur la voie publique et rassemblant moins de 5000 personnes, le formulaire ci-dessous doit être complété et transmis au Pôle événementiel trois mois avant votre événement pour transmission auprès des services de la Préfecture, Gendarmerie et Sécurité civile.

 

Organiser un événement sportif

Vous êtes organisateur d'un événement sportif sur la voie publique, vous pouvez consulter le lien ci-dessous qui vous permet d'obtenir tous les documents téléchargeables :

http://www.charente-maritime.gouv.fr/Politiques-publiques/Jeunesse-sport-et-vie-associative/Sport/Manifestations-sportives

Vente au déballage (brocante, vide-grenier, bourse aux livres,...)

Une brocante ou un vide-grenier organisé par une association est considéré comme une vente au déballage et soumis à la réglementation applicable à ce type de vente. Ainsi, la manifestation doit faire l'objet d'une déclaration préalable en mairie. Les dirigeants de l'association doivent tenir un registre permettant l'identification des vendeurs.
Plus d'informations : vente au déballage - site du service public
Formulaire de déclaration :

 

Les dirigeants de l'association organisatrice doivent tenir un registre permettant l'identification des personnes qui vendent des objets dans le cadre de la brocante ou du vide-grenier.
Si le vendeur est une personne physique, le registre doit comprendre les noms, prénoms, qualité et domicile ainsi que la nature, le numéro et la date de délivrance de la pièce d'identité avec l'indication de l'autorité qui l'a établie.
Concernant les participants non professionnels, le registre doit également faire mention de la remise d'une attestation sur l'honneur de non-participation à 2 autres événements de même nature au cours de l'année civile (article R 321-9 du Code pénal). Les attestations doivent conservées par l'organisateur et conserver pour d'éventuels contrôles.
Télécharger ci-dessous l'attestation sur l'honneur à remettre à tous les exposants, ainsi que le registre qui doit être remis en Mairie :

 

 

Mettre en place une buvette

Une association peut exploiter de manière permanente un bar si elle respecte la réglementation des débits de boissons ou ouvrir de manière temporaire une buvette dans certaines circonstances limitativement énumérées par la loi.
Plus d'informations : déclaration préalable d'ouverture d'un débit de boisson temporaire
Imprimé de demande d'ouverture préalable : 

 

Nuisances sonores

Votre manifestation peut engendrer des nuisances sonores. Un arrêté de dérogation peut être nécessaire, n'oubliez pas d'en faire la demande auprès du Pôle Événémentiel en charge du dossier.

Télécharger l'arrêté permanent de lutte contre le bruit :

 

Demande de matériel

Toute demande de matériel doit être adressée un mois avant la date de l'événement. Ces demandes concernent uniquement les assocations et structures saujonnaises et les particuliers vivants sur la commune de Saujon. Pour votre demande, utilisez le formulaire ci-dessous.

 

Communiquer sur votre événement

La ville dispose de nombreux outils de communication qui vous permettent de diffuser votre information. Vous pouvez remplir les documents ci-dessous et les transmettre au Pôle événementiel.

  • Agenda "Saujon, à l'affiche" - trimestriel (janvier/février/mars, avril/mai/juin, octobre/novembre/décembre) et site internet.

Pour toutes demandes de parution dans les délais, merci de communiquer votre événement trois mois auparavant auprès du Pôle événementiel.

 

  • Panneaux lumineux

Votre message sera affiché pendant les 15 jours précédant l'événement.

 

  • Pose de banderole

Toute pose de banderole doit faire l'objet d'une demande préalable d'autorisation. Le formulaire ci-dessous est à compléter et à adresser au Pôle événementiel

 

  • Affichage libre

Des panneaux d'affichage libre sont à votre disposition dans la ville, l'affichage sauvage est strictement interdit. Cliquez sur ce lien pour connaître les lieux d'apposition.

 

Droits d'auteur pour sonorisation musicale

Toutes manifestations avec sonorisation musicale doit faire l'objet d'une déclaration de sonorisation de son espace à la délégation régionale de la Société des auteurs, compositeurs et éditeurs de musique (Sacem), qui collecte les droits d'auteur et agit pour le compte de la Société pour la perception de la rémunération équitable (Spré), en matière de perception des droits pour les artistes-interprètes et les producteurs de musique. 
À partir de cette déclaration, les organisateurs reçoivent une facture pour la Sacem.
En cas de non-respect de cette obligation de déclaration, l'organisateur en infraction encourt des poursuites judiciaires, le fait de diffuser de la musique protégée sans autorisation constituant un délit de contrefaçon, puni de 3 ans d'emprisonnement et 300 000 € d'amende.

Plus d'informations :
https://www.associations.gouv.fr/la-sacem.html 

https://www.sacem.fr/

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